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7 Poderosas vantagens de usar um sistema de gerenciamento de documentos

Há pessoas que pessoalmente preferem estações de trabalho caóticas, insistindo que o caos alimente sua criatividade. Embora isso possa ser verdade, dificilmente funciona em um ambiente de negócios onde as pessoas geralmente estão equipadas com as ferramentas de produtividade corretas para fazer os trabalhos corretos. Este artigo aborda os benefícios de gerenciar seus documentos empresariais através de software de gerenciamento de documentos.

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Isso acontece até o melhor de nós. Um documento fica mal colocado, e você passa horas procurando por ele, sem sucesso. Então, seu irmão ou irmã, amigo ou colega, diz com seu tom mais desonesto: "Pare de procurá-lo. Você achará isso quando decidir finalmente aparecer. "

E adivinhe, eles quase sempre acabam bem. No momento em que você deixa de procurar o documento maldito, apenas quando você já esqueceu disso, você acha inocente em uma pilha de outros documentos, no seu repouso noturno ou em outros lugares que você pensou que já virou de cabeça para baixo, mas nunca realmente tinha, como se estivesse desfrutando cada momento do esconde-esconde-o, obviamente, bater em você.

Agora, esta é uma situação em que você pode ter uma boa risada se encontrar imediatamente o referido documento não é uma questão de vida e morte, ou crítica para empresas, de uma forma ou de outra. E se é esse um documento, uma equipe precisa começar um projeto rigorosamente sensível ao tempo? E se é algo que pode salvar uma empresa que luta contra litígios dispendiosos? Ou um desligamento mandatado pelo governo, talvez?

É aqui que um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) torna-se absolutamente necessário.

O que exatamente é um sistema de gerenciamento de documentos?

Sistema de gestão de documentos

De acordo com a iDatix , "o gerenciamento de documentos engloba os processos e procedimentos que a sua organização usa no que se refere a capturar, armazenar, proteger e recuperar informações diariamente", um processo que pode ser simplificado através do uso de software de gerenciamento de documentos.

O software de gerenciamento de documentos torna fácil para as empresas combinar papel e arquivos digitais em um único hub, pois documentos físicos, incluindo cheques e cartões de visita, são digitalizados e os formatos digitais são importados. Os formatos de arquivo suportados podem variar de documentos do Word, planilhas do Excel, apresentações em PowerPoint, arquivos PDF e assim por diante.

O BusinessDictionary.com cita um exemplo sobre a explicação de um Sistema de Gerenciamento de Documentos : "a seção de banco on-line do site do banco que permite aos usuários gerenciar e acessar suas demonstrações bancárias mensais".

Os componentes básicos dos sistemas de software de gerenciamento de documentos incluem:

  • Armazenamento de documentos
  • Check-in / check-out
  • Coordenação de edição simultânea
  • Segurança e controle de acesso
  • Pesquisa e recuperação
  • Controle de versão
  • Indexação e classificação
  • Trilhas de auditoria
  • Anotações

É mais do que simplesmente passar sem papel


ficando sem papel

Além de ajudar a manter as árvores verticais para proteger o meio ambiente da saúde e os riscos econômicos, como poluição, deslizamentos de terra e inundações, empregar uma solução de software de gerenciamento de documentos com base na nuvem vem com uma série de vantagens.

Abaixo estão sete deles:

1. Repositório de documentos / arquivos

Os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem servem como um repositório central para todos os seus documentos importantes que podem ser acessados, visualizados, alterados e compartilhados com colegas. Não há mais horas perdidas por horas de um tempo precioso, olhando freneticamente através de pilhas de pastas para encontrar um único documento.

2. Segurança de documentos / conteúdo

Quando os documentos não são gerenciados, a possibilidade de informações importantes serem expostas às pessoas erradas é considerável. Informações vitais e sensíveis que caem nas mãos erradas podem causar danos irreversíveis a uma empresa. As soluções de software de gerenciamento de documentos permitem salvaguardar informações confidenciais de negócios através de rigorosas políticas de segurança e controle de acesso baseado em função (RBAC), onde os usuários autorizados sozinhos podem ver determinados arquivos ou documentos.

No caso de desastres como incêndio ou inundações, o DMS baseado em nuvem garante que seus dados críticos para o negócio sejam mantidos intactos e não sejam eliminados da face da Terra.

3. Acesso a qualquer hora, em qualquer lugar

Como é o caso das soluções de software baseadas na nuvem , o DMS na Web oferece aos usuários a capacidade de acessar arquivos e documentos em qualquer lugar, a qualquer momento, independentemente do dispositivo usado, o que é particularmente útil ao colaborar em projetos com membros da equipe que estão em movimento ou localizado remotamente.

4. Integração com software de terceiros

A integração de aplicativos é uma capacidade nítida que elimina a entrada de dados redundantes e permite um fluxo de informações contínuo entre plataformas diferentes. Não só economiza tempo e esforço, mas também mantém a integridade e a precisão dos dados . Alguns DMS ainda suportam integração de e-mail, oferecendo-lhe a capacidade de enviar arquivos e documentos diretamente a clientes, colegas e parceiros de fornecedores.

5. Melhor organização

Com tags, categorias, subcategorias e metadados para marcar seus arquivos e documentos, eles se tornam mais fáceis de organizar, localizar e recuperar para uso futuro. Uma pesquisa usando as palavras-chave apropriadas pode produzir resultados em questão de segundos.

6. Tempo / custo de eficiência

A eficiência dos funcionários é uma economia de tempo. De acordo com o negócio ou de outra forma, o tempo economizado é economizado em dinheiro . Adicione a isso o fato de que manter e gerenciar um sistema de gerenciamento de documentos pode ser feito sem custos (para aqueles com opções gratuitas).

7. Compartilhamento de arquivos

Com o DMS, os usuários compartilham e colaboram em arquivos e documentos com colegas , independentemente da sua localização. Eles controlam quem eles compartilham documentos e os arquivos podem ser compartilhados através de links, publicados na web ou enviados como arquivos protegidos por senha para partes interessadas de terceiros. Com a funcionalidade da trilha de auditoria, eles sabem quem viu ou editou determinados arquivos ou documentos, também é crítico ao desenterrar erros de processo e ineficiências.



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